Dirbant su Danijos klientais, sąskaitos išrašymas dažnai atrodo kaip formalumas, kol neatsiranda pirmas nesusipratimas: klientas sumoka ne ta valiuta, bankas nuskaito papildomai, o jūs gaunate mažiau, nei tikėjotės. Tokiose situacijose problema būna ne „klientas blogas“ ar „bankai baisūs“, o tai, kad apmokėjimo sąlygos nebuvo suformuluotos iki galo.
Kad sąskaitos būtų apmokamos sklandžiai, svarbu du dalykai: teisingai pasirinkti valiutą ir aiškiai aprašyti apmokėjimą taip, kad neliktų interpretacijų. Tuomet pinigų pervedimai tampa įprasta rutina, o ne nuolatinis aiškinimasis.
Kokią valiutą rinktis: DKK ar EUR?
Pirmas sprendimas – kokia valiuta sąskaita turi būti apmokėta. Dažniausiai pasirenkamas vienas iš dviejų variantų.
Sąskaita Danijos kronomis (DKK)
Tai patogiausia Danijos klientui: jis moka savo įprasta valiuta, paprasčiau planuoja biudžetą, mažiau klausimų buhalterijai. Šis variantas ypač tinka, jei jūsų paslaugos ar prekės Danijos rinkoje natūraliai kainuojamos kronomis.
Sąskaita eurais (EUR)
Tai patogiau jums, jei jūsų savikaina, atlyginimai ir apskaita yra eurais. Tokiu atveju iš anksto žinote, kiek gausite, ir mažiau priklausote nuo valiutos svyravimo.
Svarbiausia suprasti: pasirinkus DKK, valiutos svyravimo rizika labiau tenka jums, o pasirinkus EUR – daugiau jos persikelia klientui.
Kursas: kada „ta pati suma“ nebėra ta pati
Jeigu išrašote sąskaitą DKK, jūs gaunate sumą kronomis, bet pelningumą dažniausiai vertinate eurais. Čia natūraliai atsiranda klausimas, kiek tai bus perskaičiavus Danijos kronas į eurus. Skirtumas gali atsirasti ne tik dėl rinkos pokyčių, bet ir dėl to, kad skirtingi bankai bei mokėjimo paslaugos taiko skirtingas sąlygas.
Jeigu išrašote EUR, Danijos klientas dažnai mokės iš DKK sąskaitos, todėl jam svarbu suprasti, kokia bus galutinė suma kronomis. Jei to neįvertinate, klientas gali vėluoti su mokėjimu, klausinėti, prašyti perskaičiuoti arba mokėti „apytiksliai“, o tada prasideda nesutarimai dėl skirtumo.
Todėl kursų klausimą geriausia spręsti ne el. laišku „čia tik keli eurai“, o taisykle, įrašyta apmokėjimo sąlygose.
Ką būtina aiškiai nurodyti apmokėjime
Apmokėjimo sąlygos turi būti tokios, kad jas suprastų ir klientas, ir buhalterija, ir bankas. Kuo mažiau vietos interpretacijai, tuo mažiau ginčų.
Prieš sąrašą verta pasakyti tiesiai: jeigu leidžiate daryti „kaip patogiau“, turėsite daugiau klaidų ir daugiau aiškinimosi.
- Mokėtina valiuta: nurodykite, kokia valiuta sąskaita turi būti apmokėta (DKK arba EUR).
- Banko mokesčiai: aiškiai aprašykite, kas juos dengia, kad jūs gautumėte pilną sąskaitos sumą.
- Mokėjimo paskirtis: paprašykite nurodyti sąskaitos numerį, kad apmokėjimas būtų lengvai atsekamas.
- Mokėjimo terminas: nurodykite konkretų terminą (pvz., per 14 dienų nuo išrašymo).
- Mokėjimo įvykdymas: apibrėžkite, kada mokėjimas laikomas įvykdytu – kai lėšos įskaitomos į jūsų sąskaitą.
Po šio sąrašo dauguma problemų išnyksta savaime: klientas žino, kaip mokėti, o jūs turite aiškų pagrindą, jei atsiranda neatitikimas.
Praktiniai scenarijai, kurie padeda pasirinkti valiutą
Kad būtų paprasčiau, pateikiu du dažniausius verslo scenarijus:
- Jei jūsų kaštai eurais, o klientas Danijoje nori mokėti kronomis
Išrašyti DKK galima, bet kainodaroje verta turėti nedidelį „saugumo rezervą“, kad pasikeitus santykiui Danijos krona į eurus jūsų marža netaptų per maža. Taip pat svarbu aiškiai aprašyti, kad mokama tik DKK ir kad visi banko mokesčiai dengiami kliento, jei norite gauti tikslią sumą.
- Jei norite stabilumo ir nenorite valiutos rizikos
Racionalu išrašyti EUR. Tuomet klientas pats sprendžia, kaip atlikti mokėjimą iš DKK, o jūs gaunate tą sumą, kuri reikalinga apskaitai ir planavimui. Tokiu atveju ypač svarbu sąskaitoje aiškiai nurodyti, kad mokama eurais, ir kad papildomi banko mokesčiai negali sumažinti mokėtinos sumos.
Dažniausios klaidos, dėl kurių prarandama marža
Dažniausiai marža dingsta ne nuo „blogo sandorio“, o nuo smulkmenų:
- sąskaita išrašyta viena valiuta, o klientas apmoka kita;
- nepasakyta, kas dengia banko mokesčius, todėl į sąskaitą įkrenta mažiau;
- mokėjimo paskirtyje nėra sąskaitos numerio, todėl apmokėjimas „pasimeta“;
- leidžiama apmokėti „kaip išeina“, o kursų skirtumas tampa ginčo tema.
Visos šios problemos tiesiogiai siejasi su tuo, kaip organizuojami pinigų pervedimai. Kuo aiškesnės taisyklės, tuo mažiau netikėtumų.
Pabaigai
Dirbant su Danija, svarbiausia – apsispręsti, ar prioritetas yra kliento patogumas (DKK), ar jūsų stabilumas (EUR). Abu pasirinkimai gali būti teisingi, jei apmokėjimo sąlygos suformuluotos aiškiai: mokėtina valiuta, terminai, mokesčiai ir mokėjimo identifikacija.
Jei sąskaitą išrašote kronomis, įvertinkite, kaip jūsų pelningumą paveiks Danijos kronos į eurus santykis, ir neleiskite, kad valiutos bei mokesčių smulkmenos tyliai suvalgytų maržą. Aiškiai aprašyti mokėjimai šiame procese yra pigiausia draudimo forma.